Връзката между фасилити мениджмънта и финансовия мениджмънт - мястото и ролята на фасилити мениджъра в корпоративната бизнес структура. Основни финансови концепции.

Продължение

Фасилити мениджърите трябва да разбират и да умеят да прилагат основните финансови концепции, свързани с корпоративния финансов мениджмънт. Накратко ще се спрем на няколко такива, които са важни за фасилити мениджъра. Взети заедно, те представляват базата, необходима за разбирането и прилагането на финансовия мениджмънт в дейността на фасилити мениджъра.

• Директни и индиректни разходи, ФМ като разходен център (Direct and Indirect expenses (Overheads), Cost center)

Като същност, повече внимание на двата вида разходи ще обърнем в следващата тема. Накратко, директните разходи са тези разходи, които пряко влияят и се включват в цената на стоките и услугите, произвеждани от дадена компания. Индиректните разходи са допълнителни разходи, съпътстващи производството на стоки или услуги. Съвсем естествено, мениджмънта на всяка компания, въпреки, че разбира необходимостта от тези индиректни разходи, ги мрази и прави постоянни опити за тяхното редуциране. Бюджета на ФМ заема една голяма част от цялостния бюджет за тези индиректни разходи в компанията. Именно поради тази причина, както и поради факта, че ФМ основно се приема като разходен център съществува естествена съпротива срещу предоставянето на ФМ дирекциите както на прекалено голям годишен разходен бъджет, така и срещу всякакво капиталово финансиране за тяхната дейност. Това още повече засилва необходимостта от това фасилити мениджърите да умеят да се изразяват и защитават своите проекти във финансови термини.

Какви са основните характеристики на ФМ вътре в корпоративната структура? Първо, ФМ дирекцията не създава приход, нито реализира печалба от дейността си. Въпреки това те са жизненоважни за дейността на всяка компания, тъй като без тях компанията не може да бъде жизненоспособна в дългосрочен план. Второ, фасилити мениджърите управляват голяма част от дългосрочните активи на компанията, докато висшият мениджмънт предпочита краткосрочните активи, като парични средства по сметка и др. Трето, фасилити мениджъра има пряко участие в определен процент от фирмените задължения (напр. ипотечни заеми или финансови и правни задължения по лизинг), които висшият мениджмънт винаги приема като лошо. И четвърто, както стана ясно, ФМ се финансират като индиректни разходи, които финансовият директор разглежда като „раково” образувание в цялата финансова структура. Това са причините, поради които фасилити мениджъра често попада в „лошата” категория и за висшия мениджмънт и финансовия директор е съвсем естествено да имат негативни настроения към ФМ дирекцията и нейната дейност. Именно поради това, фасилити мениджъра трябва да осъзнава този факт и да знае как да работи в такава среда и по какъв начин да защитава проктите си и позицията си като цяло.

• Финансови характеристики на компанията (Financial character of the company)

Фасилити мениджърите в компании от частния сектор трябва добре да разбират финансовите характеристики на компаниите, на които предоставят услугите си. При определяне на подхода към искане за финансиране за даден проект от особена важност е метода, по който компанията се финансира – аргументите на фасилити мениджъра могат да бъда различни в зависимост от това, дали компанията се финансира чрез акционерен капитал или чрез продажба на облигации. Тъй като фирмите имат различни финансови характеристики, както и поради факта, че висшия мениджмънт има бизнес бакграунд, за фасилити мениджъра е от важно значение да се научи да планира, измерва и комуникира във финансови термини. Един от начините за това е използването на финансови коефициенти.

• Финансови коефициенти (Financial ratios)

Финансовите коефициенти се използват от външната публика за оценка на състоянието на дадена компания (доход на акция, съотношение цена/печалба и т.н.), както и вътре в организацията за измерване на ефективността и производителността. За използването на финансови коефициенти ще говорим подробно в следващата тема, както и нуждата на фасилити мениджъра от тях, но най-общо фасилити мениджъра, който иска да бъде успешен бизнес мениджър, трябва да разбере как неговата дейност влияе – позитивно или негативно – върху важните за компанията му финансови коефициенти и да се фокусира върху това, как може да подпомогне подобряването на тези коефициенти за повишаване на акционерната стойност на компанията.

• Разпределение на активите (Asset Alllocation)

Финансовите ресурси на всяка компания са ограничени, поради което съществува непрекъсната борба за това, кой да ги усвои. Един от начините, по който се оценява висшия мениджмънт е колко добре управлява финансовите ресурси на компанията с цел увеличаване на благосъстоянието на акционерите. Основополагащият финансов принцип във всяка една частна компания е, че главната цел пред компанията трябва да бъде максимизиране стойността на акционерния капитал, т.е. увеличаване богатството на акционерите. Следователно финансовата стратегия на всяка компания следва да бъде насочена към инвестиране с цел увеличаването на богатството на акционерите. Всяка нова инвестиция може да бъде финансирана изцяло или частично с дългов капитал или акционерен капитал – нови акции или акумулирана и задържана печалба. Възвръщаемостта от инвестицията ще се използва за изплащане на лихвите и главницата по дълга, като остатъка ще е печалба за акционерите. Увеличаването на богатството на акционерите зависи от възвръщаемостта, която компанията прави от инвестициите си. От друга страна, средствата, необходими за финансирането на тези инвестиции имат определена цена. Цената на сумарния капитал на всяка компания, наречен среднопретеглена цена на капитала трябва да бъде по-малка от възвръщаемостта на инвестициите. Процеса на вземане на решение кой проект да бъде приет и към кого да се насочат финансовите ресурси на компанията се нарича разпределение на активите. Всеки мениджър, включително и ФМ е в съревнование за тези реесурси, като всеки се стреми да убеди висшия мениджмънт, че възвръщаемостта на капитала от неговия проект ще бъде по-голяма от среднопретеглената цена на този капитал, както и от останалате проекти.

·         Капиталово бюджетиране (Capital Budgeting)

Разпределението на активите е част от цялостния процес на Капиталово Бюджетиране - планиране на капиталови (дългосрочни) инвестиции, тяхната оценка и избора на най-печеливш проект/и от различни алтернативни проекти с цел максимизиране на богатството на акционерите. Фирмите по принцип правят различни дългосрочни инвестиции, но най-разпространените такива са инвестиции в дълготрайни активи като земя, заводи и оборудване или придобиване на други компании. Въпреки, че процеса на планиране на капиталовите инвестиции се различава при различните фирми, капиталовото бюджетиране се състои от следните стъпки:

ü  генериране на идеи за увеличаване на рентабилността на компанията чрез нови продукти, производствени методи, замяна на амортизирани дълготрайни активи или придобиване на други компании

ü  Прогнозиране на изходящите и входящите парични потоци за всеки отделен разглеждан проект

ü  Оценка на риска на всеки проект и степента на сигурност на прогнозните изходящи и входящи парични потоци

ü  Избор на тези проекти, които се очаква да увеличат цената на компанията като цяло. При този избор се използват прогнозните парични потоци и оценката на риска

ü  Мониторинг и одитиране на избраните проекти за разминаване между прогнозираните и реалните разултати, свързани с проекта

Повече внимание за капиталовото бюджетиране и въздействието му върху дейността на фасилити мениджъра ще обърнем в някоя от следващите теми.

• Управление на паричните потоци (Cash flow management)

Активното управление на паричните потоци е процес, широко застъпен в съвременните компании. Управлението на паричните потоци може и засяга ФМ в случаите, когато, независимо от това дали даден проект е одобрен или не, финансовият директор го отлага или преустановява поради недостиг в паричните потоци на компанията. От друга страна, паричните потоци в двете си форми (изходящи и входящи) участват активно във финансовите анализи, използвани в процеса на капиталово бюджетиране и оценка на инвестиционен проект. Това също оказва силно влияние върху дейността на фасилити мениджъра и, следователно, фасилити мениджърите трябва да имат познания върху този процес с цел професионално поведение при защитаването на предлаганите от тях проекти.

• Управление на дълговите експозиции (Debt management)

Също толкова важно както управлението на паричните потоци е и управлението на дълговата експозиция на дадена компания. Нивото на дългов капитал в цялостната капиталова структура на компанията определя нивото на нейния ливъридж, а отттук и нивото на асоциирания риск с тази компания. Това, от своя страна, оказва пряко влияние върху среднопретеглената цена на капитала, което се отразява върху изискваната от компанията норма на възвръщаемост, а следователно и върху проектите, които ще отговорят на тази норма на възвръщаемост. Това означава, че за фасилити мениджъра от важно значение е какъв е размера на необходимия дългов капитал, асоцииран с предлагания от него проект, както и с какво и до колко би допринесъл този проект в цялостната дейност на компанията от гледна точка на нивото на възвръщаемост.

• Стойност на парите във времето (Time value of money)

Концепцията за стойността на парите във времето е изключително важна и основополагаща във финансовата дейност, като представлява базата, използвана при почти всички инструменти за финансово управление и за вземане на решения. Най-просто казано стойността на парите във времето е колкото по-рано парите се получат, толкова по-висока стойност те ще имат за получателя им и обратно, колкото по-късно е направено плащането, толкова по-малко това ще струва на плащащия. Използвайки формулите за настояща и бъдеща стойност може точно да се определи колко струват сега парите, получени след определен период от време, както и колко ще струват сегашни 100 лв. след определен период от време. Когато се оценяват проекти, с които са свързани капиталови разходи, трябва да се вземе решение дали инвестицията ще донесе необходимата възвръщаемост, отчитайки принципа за стойността на инвестирания капитал във времето. Анализа на Дисконтираните парични потоци е пример за техника за оценка, която взема под внимание концепцията за стойността на парите във времето.

• Анализи, използвани в процеса на вземане на решения (decision making tools)

Процеса на вземане на решения при избор на инвестиционен проект е част от цялостния процес на капиталово бюджетиране и разпределение на активите. Поради факта, че винаги трябва да се прави избор между няколко съревноваващи се проекта за финансиране, разработени са и се използват разнообразни методи и инструменти за оценка на тези проекти. В резултат от използването на тези методи сее взема решение дали проекта да се приеме или не, както и да се приоритизират няколкото различни одобрени проекта. Най-често компаниите използват един или комбинация от следните методи за оценка на инвестиционен проект -  Счетоводна норма на възвръщаемост (ARR),  Период на обратно изкупуване (Payback period), Дисконтиран период на обратно изкупуване (Discounted Payback period), Метод на вътрешната норма на възвръщаемост (IRR) и  Метода на нетната настояща стойност (NPV). Последните три са базирани на концепцията за стойността на парите във времето.

Използвайки тези методи, проекти, които прогнозно не успяват да покрият вътрешно приетите критерии на дадената компания няма да се приемат, следователно не се финансират. В допълнние, първо се стартират тези проекти, които ще донесат най-висока норма на възвръщаемост за компанията. ФМ трябва да може да направи необходимите анализи, базирани на някои от тези методи, за своите проекти, които ще защитава пред финансовия или изпълнителните директори. Използването на тези методи е най-добрата практика, особено ако се комбинира с анализ на разходите за периода на живот на  даден проект.

В заключение, фасилити мениджъра трябва да мисли като финансов директор и да бъде готов да гледа на активите, които управлява, като на такива, които да могат да донесат изискваната норма на възвръщаемост. При защитата на всеки един проект от фасилити мениджъра ще се изисква да даде необходимата финансова информация, на база на която мениджмънта на компанията да вземе решение дали, например, ще се закупи земя, ще се влезе в дългосрочно или краткосрочно лизингово споразумение. От друга страна, в ежедневната дейност фасилити мениджъра трябва да решава многобройни въпроси дали даден актив, необходим за дирекцията, трябва да се ремонтира или да се замени с нов, в зависимост от изпълнението на бюджета и съществуващата финансова ситуация. И в двата случая, фасилити мениджъра трябва да разполага с необходимата информация за да определи най-добрия бизнес сценарий, като крайното решение ще се вземе от висшия мениджмънт, базирайки се на съотношението риск/възвръщаемост.  И последно, не трябва да се пренебергва тайминга на предлагане на даден проект. Финансовият директор постоянно управлява финансовите индикатори на компанията като паричен поток, задлъжнялост и възвръщаемост. Фасилити мениджъра може да има най-добрия от гледна точка на възвръщаемост проект, но ако свободните парични средства са в недостиг или задлъжнялостта е на високо ниво и няма желание за увеличаването и, проекта може да се окаже мъртъв още в зародиша си или, в най-добрия случай, да се отложи за по-добри времена. Това означава, че за фасилити мениджъра е важно да е наясно (1) какво е приоритетно за компанията в дадения момент и (2) каква е текущата финансова ситуация в компанията. „За всеки проект има сезон,.... но може да не е този”.