Връзката между фасилити мениджмънта и финансовия мениджмънт - мястото и ролята на фасилити мениджъра в корпоративната бизнес структура. Основни финансови концепции.

   Забележителен е начина, по които бизнес светът се променя през последните години. Тази промяна, съвсем естествено, засяга всички области, като не подминава и професията на фасилити мениджъра. Също толкова забележително е да се види как фасилити мениджърите се опитват да се приспособят към тази променена среда. Един от аспектите, в които проличава този стремеж към промяна и израстване е именно навлизането в дълбоките и доскоро непознати води на финансовия мениджмънт от страна на фасилити мениджърите. Това е така, тъй като за да бъде успешен, както и да заеме полагащото му се място във висшия мениджмънта на дадена корпоративна структура (или публична такава), фасилити мениджъра трябва да е в състояние  да си служи и да може да може използва различните финансови техники, терминологии и практики.

   В интерес на истината не е изненадващо, че фасилити мениджърите като цяло не могат успешно да прилагат финансовите практики във фасилити мениджмънта и много от тях нямат адекватни знания и умения във финансовия мениджмънт. Повечето от тях имат техническо образование - инженери, архитекти или административни мениджъри - през което не са се сблъсвали и изучавали принципите на финансовото управление. Разбира се, в това няма нищо лошо – всяко образование трябва да се уважава. Също така е факт, че както всяко правило си има изключения, много от съвременните фасилити мениджъри притежават добра финансова грамотност, придобита или посредством допълнителни квалификации или поради това, че са стартирали професионалната си кариера във финансовите среди и впоследствие са станали фасилити мениджъри. Все по-малко остават тези, които възприемат себе си само като технически мениджъри, които не са способни да развиват адекватни финансово управленски способности. А за да заемат полагаемото си място в корпоративната структура фасилити мениджърите трябва да покажат същото ниво на бизнес умения както своите колеги, трябва да могат да бъдат основни участници в процесите на стратегическото бизнес планиране и бюджетиране, трябва да умеят да управляват капиталовото бюджетиране, използвайки съответнити финансови инструменти, трябва да умеят да управляват разходите си, както и да умеят да използват системата за оценка на изпълнението с цел да оценят степента, до която управляваната от тях дирекция е изпълнила поставените задачи.

   Ролята на фасилити мениджъра се променя – той трябва да бъде по-забелижим вътре в корпоративната структура отколкото никога преди. Това е свързано преди всичко с необходимостта от комуникация с различни вътрешни корпоративни структури. Голяма част от фасилити мениджърите оперативно отчитат дейността си или директно пред изпълнителен директор или пред финансовия мениджър. Поради това, фасилити мениджъра трябва постоянно да бъде наясно с въпроси като как дейността на неговия отдел/дирекция се отразява върху стойността на акционерния капитал, финансовите коефициенти, задлъжнялостта и печалбата.

   Безспорен факт е, че ФМ дирекцията е разходен център. Фасилити мениджъра трябва да ръководи дирекцията си както отделна бизнес единица. Дали фасилити услугите се предоставят вътре в организацията или са аутсорснати, те са свързани с големи разходи – принципно, това е втория или третия по големина годишен разход във всяка една компания. Фасилити мениджърите трябва стриктно да следят своите разходи и да разбират в детайли, как техните разходи се инкорпорират в разходната структура на компанията. В допълнение, те трябва да могат да правят финансови обосновки на предложенията си – дали даден актив да се замени с нов, на каква цена и какви ползи ще донесе това на компанията.

   В последните години се забелязва осезаем стремеж на фасилити мениджърите да говорят за стратегическо управление. Действайки по този начин, те дават доказателства, че вземат съответните решения, използвайки същите финансово-управленски техники както и другите мениджъри в компанията, както и, че техните решения се вписват концептуално в цялостната стратегическа бизнес рамка на тяхната компания.

   За да бъде успешен един фасилити мениджър в съвременния биснес свят, наред с технически знания, които безспорно притежава, той трябва да овладее и редица бизнес умения. Прилагайки тези умения, (1) фасилити мениджърите ще бъдат възприемани като партньори, а не като консуматори вътре в корпоративната структура и (2) фасилити мениджърите ще получат признанието, което търсят и заслужават. Някои от тези бизнес умения са:

• комуникацията с останалите структури в компанията, както и с висшия мениджмънт да се осъществява на бизнес език (възвръщаемост на активите, вътрешна норма на възвръщаемост, редукция на разходите и др.), а не на „технически език”.
• бизнес планиране на фасилити функцията – планиране на това, как ФМ структурата ще подпомогне цялостния бизнес план на компанията в следващите 1, 2, 5 или повече години. Фасилити мениджъра трябва първо да направи т.нар. програмно планиране, а оттук и произтичащото програмно бюджетиране.
• бюджетиране на фасилити дейността – много фасилити мениджъри имат ограничени познания върху процеса на бюджетиране – както годишното бюджетиране (наричано често разходно бюджетиране), така и капиталовото бюджетиране. Най-често те усещат ролята си да усвояват колкото си може повече ресурс за дейността си, след което да се вместят в рамките на гласуваните им бюджети. Фасилити мениджъра трябва да играе първостепенна роля в бюджетния процес, не само в неговото първоначално структуриране, но и в последствие при неговото изпълнение, актуализации и отчитането му в края на съответния период.
• осъзнавайки факта, че ФМ дирекциите в повечето случай са разходен център във всяка една компания, фасилити мениджъра трябва да се опитва да ги превърне в разходоспестяващ такъв. Това може да бъде постигнато чрез внимателно изследване на всеки един разход и определянето на тези от тях, които са ключови. Веднъж индентифицирани, тези разходи трябва да бъдат постоянно анализирани, оценявани и сравнявани с определен бенчмарк. Фасилити мениджъра трябва винаги да знае, че „ако ти не следиш разходите си, някой го прави и ти ще бъдеш съответно оценяван, тъй като разходите въздействат на печалбата, а това има пряк ефект върху стойността на акционерния капитал”.
• представяне на ФМ дирекцията като бизнес единица – това се отнася основно в процеса на комуникация с колегите или висшия мениджмънт – говорейки или пишейки, това трябва да става по разбираем за тях начин, като може би най-важното е способността за използване на финансови аргументи. Във всяка компания съъществуват различни методологии или формати на приемане на даден проект, но най-общо защитаването на даден ФМ проект трябва да става под формата на бизнес проект – основно във финансови термини и аргументи, как този проект ще увеличи стойността на компанията като цяло.

   Освен тези бизнес умения, фасилити мениджъра трябва още да бъде способен да взема подходящи решения от типа „лизинг срещу покупка”, да разбира анализа на база финансови коефициенти, да умее да управлява посредством измерители на изпълнението и бенчмаркинг, да разбира термини като амортизация и друга счетоводна терминология и т. нат.

   Всички тези бизнес умения биха превърнали фасилити мениджъра в добър и ефективен бизнес мениджър. За да бъде такъв фасилити мениджъра трябва да има поне същото ниво на бизнес умения, каквото е това на неговите колеги, както и да разбира бизнеса, в който оперира и на който оказва подкрепа чрез дейността си.

следва продължение