Финансово-счетоводни термини, приложими в дейността на фасилити мениджъра

Продължение

Финансово - счетоводни коефициенти

  Финансовите коефициенти са инструменти, чрез които всички потребителите на финансовата информация – външни (инвеститори, анализатори, регулаторни органи и др.) и вътрешни (акционери, мениджмънт, служители и т. нат.) за дадена компания, сектор или отрасъл да могат да извлекат информация от фирмените счетоводни отчети, която да им индикира финансовото състояние и финансовата позиция на компанията и която да бъде съпоставена с минали периоди, с конкурентните компании или с определен „стандарт” или „бенчмарк”. Анализа на база финансови коефициенти включва отнасянето на една фигура от счетоводните отчети към друга за извеждане на формула (коефициент) и оценката, дали този коефициент индикира за отслабване или засилване на финансовото състояние на компанията. Този анализ се използва както  от външната публика за оценка на състоянието на дадена компания, така и вътре в организацията за измерване на ефективността и производителността. Финансовите коефициенти, заедно с други измерители и техники стоят в основата на финансово-управленския процес на измерване на изпълнението и управление на изпълнението (performance measurement and performance management).

  Най-общо основните финансови коефициенти могат да се разделят в пет категории, като по-важните във всяка категория са:

                     I.        Коефициенти за рентабилност

1. Коефициент на рентабилност на приходите от продажби (Profit Margin) = (финансов резултат) / (нетен размер на приходите от продажби)

  Измерва печалбата на всеки 1 лв. продажби. Ако стойността на коефициента е ниска, това означава, че или разходите са твърде големи, или продажните цени са твърде ниски.

2. Коефициент на рентабилност на собствения капитал (Return on Equity - ROE) = (финансов резултат) / (собствен капитал)

  Измерва възвръщаемостта от инвестицията на акционерите. Този коефициент често се използва за сравняване на компании когато инвеститор прави преценка коя акция да закупи.

3. Коефициент на капитализация на активите (Return on Assets - ROA) = (финансов резултат) / (сума на реалните активи)

  Измерва възвръщаемостта на база всички активи. При него не се вземат впредвид лихвените плащания към кредиторите, поради което той работи най-добре за активи, които са закупени без външно финансиране.

4. Коефициент на рентабилност на инвестициите (Return on Investments – ROI, наричано още ROCE – Return on Capital Employed) = (финансов резултат) / (пасиви)

  Измерва възвръщаемостта на база целия размер на привлечения капитал – директен акционерен капитал плюс кредитни средства.

                    II.        Коефициенти за финансова автономност

1.     Гиъринг (Capital Gearing)= (дългов капитал) / (обща сума на капитала)

  Гиъринга (може да се срещне и като Левъридж) е измерител на съотношението на целия размер на капитала – акционерен и дългов – спрямо дълговия капитал на дадена компания. Колкото по-висока е стойнотта на този коефициент, толкова по-рискова е капиталовата структура на компанията. Това би рефлектирало върху по-висока изискуема норма на възвръщаемост от инвеститорите и кредиторите на тази компания.

2.     Коефициент на задлъжнялост (Debt/Equity Ratio)= (пасиви) / (собствен капитал)

  Идентичен на Гиъринга, показващ дълговия капитал като процент от нетните активи (собствения капитал).

3.     Коефициент на задлъжнялост (Debt Ratio)= (обща сума на дълга) / (сума на актива)

  Колкото по-ниска е стойността на коефициента, толкова по-голяма е гаранцията на кредиторите в случай на фалит на компанията. С други думи, компанията има повече активи, отколкото дълг.

                   III.        Коефициенти за ликвидност

1. Коефициент на обща ликвидност (Current Ratio) = (краткотрайни активи) / (краткосрочни задължения)

  Измерва краткосрочната платежоспособност на компанията. Дава информация относно степента, до която краткосрочните задължения на компанията са покрити от тези нейни активи, които могат бързо да се превърнат в парични средства. Ниска стойност на този коефициент показва лошо състояние.

2. Коефициент на бърза ликвидност (Quick Ratio) = (краткосрочни вземания + краткосрочни инвестиции + парични средства) / (краткосрочни задължения)

  Измерва степента на краткосрочната платежоспособност на компанията без отчитане количеството на материалните запаси. Индикация за кредиторите дали материалните запаси трябва да се продадат, за да се подсигури даден кредит или друго задължение.

                  IV.        Коефициенти за ефективност

1. Коефициент за изпозване на материалните запаси (Inventory utilization)= (приходи от продажби)/ (обем на материалните запаси)

  Показва дали стойността на материалните запаси е подходяща за обезпечаване на продажбите. Ниско ниво на коефициента е индикатор за прекалено високо ниво на материалните запаси.

2. Коефициент за изпозване на дълогтрайните активи (Fixed Asset utilization)= (приходи от продажби)/ (дълогтрайните активи)

  Измерва степента на използване на дълготрайните активи – заводи, оборудване и др. Ниско ниво на коефициента е индикатор за недостатъчното им използване.

3. Коефициент за изпозване на всички активи (Total Asset utilization)= (приходи от продажби)/ (общо активи)

  Измерва степента на използване на всички активи. Ако този коефициент и нисък, недостатъчно бизнес се генерира за размера на активите на компанията.

4. Коефициент за обращаемост на материалните запаси (Inventory Turnover):

Времетраене на един оборот в дни = (средна наличност на краткотрайните материални активи х 360) / (нетен размер на приходите от продажби)

  Показва средния период от дни, за който стоковите запаси се държат от дружеството преди да бъдат продадени на клиенти.

5. Коефициент за обращаемост на вземанията (Accounts Receivable Turnover):

Период на събиране на вземанията от клиенти = (средна наличност на вземанията от клиенти по тяхната отчетна стойност х 360) / (нетен размер на приходите от продажби)

  Показва средния период от време (в дни) за който вземанията се събират.

6. Коефициент за обращаемост на задълженията (Accounts Payable Turnover):

Период на погасяване на задълженията към доставчици = (средна наличност на задълженията към доставчици х 360) / (сума на доставките)

  Показва периода (в дни) за който дружеството ползва търговски кредит при покупката на стоки от доставчиците си.

7. Цикъл на работния капитал (Cash Cycle) = Коефициент за обращаемост на краткотрайните материални активи + Коефициент за обращаемост на вземанията - Коефициент за обращаемост на задълженията

  Стойността и на този показател е в брой дни и показва периода от време, за който блокираните средства в работен капитал са извън контрола на  дружеството (не могат да се използват от него). Или това е целият цикъл, за който инвестицията в работен капитал прави пълен оборот и се превръща в парични средства отново

                   V.        Коефициенти, свързани с акционерния капитал

1. Възвръщаемост на акция (EPS) = (нетна печалба, предназначена за обикновенните акционери) / (среднопретеглен брой обикновенни акции)

  Измерител на реализираната  от компанията печалба, за всяка обикновенна акция.

2. Коефициент цена/печалба (P/E ratio) = ([цена на акция) / (възвръщаемост на акция)

  Показва каква сума са готови да платят инвеститорите за една акция на компанията на база единица печалба.

  Това са някои от основните финансови коефициенти, разбирането и прилагането на които биха превърнали фасилити мениджърите в ефективни финансови комуникатори – т.е. да могат да използват общоприетия език на финансите. Освен тях съществуват, а могат и да се калкулират множество други коефициенти чрез комбиниране на различни статии от счетоводните отчети. Тези коефициенти могат да дадат ценна представа за финансовото здраве на бизнеса, както и да заострят вниманието върху специфични проблеми или благоприятни възможности.

  Въпреки, че тези коефициенти имат за цел да оценят цялостното финансово състояние на дадена компания, в практиката, инвеститорите са заинтересовани относно различни аспекти от фирменото представяне, в зависимост от техните конкретни нужди. Фасилити мениджърите, борейки се за достъп до финансиране на техните конкретни инвестиционни проекти, ще имат по-голям шанс за успех ако знаят кои коефициенти са най-добре приложими и значими при оценяването на техните искания и предложения.

  Коефициентите, които се следят – финансови или нефинансови, не трябва да бъдат прекалено усложнявани. Може да се конструират всякакви коефициенти, които да показват кое е важно за бизнеса и кое го движи напред. Фасилити мениджърите трябва да бъдат креативни. Например, от оперативна гледна точка, портиерските разходи за квадратен метър площ могат и да не бъдат толкова важни колкото портиерските разходи към броя на хората, преминали през сградата. Прилагайки правилния коефициент може да се постигне коренно различен ефект при управлнието на специфичен казус. Може да се докаже, че дори и ако портиерските разходи за квадратен метър площ се увеличават, фактът, че е постигнато двойно увеличаване на броя на посетителите в тази сграда в действителност означава, че портиерските разходи към броя на хората реално се е намалил.

  Чрез непрекъснатото доказване, че могат да увеличат вече постигнатите приходи или да намалят активите, които се използват за постигането на тези приходи, фасилити мениджърите могат да се превърнат в бизнес героите в микросвета на компанията или неправителствената организация.

Финансово-счетоводни термини, приложими в дейността на фасилити мениджъра

   След като разгледахме накратко някои от основните финансови концепции, разбирането и прилагането на които биха спомогнали на ФМ в стремежа му да бъде ефективен бизнес мениджър и да намери полагащото му се място в мениджърската структура на всяка една компания ще продължим с въвеждането на различни финансово-счетоводни термини и коефициенти, използвани от ФМ не за счетоводни цели, а с цел разбирането на корпоративните финанси от гледна точка на управленското счетоводство. Докато финансовото счетоводство се занимава основно със счетоводните записи и воденето на различните счетоводни сметки, както и произтичащото от това изработване на различните счетоводни отчети, управленското счетоводство представлява цялостния процес на събиране на информацията (основно  финансова), нейното анализиране, интерпретация и комуникация, така че да подпомогне мениджмънта на компанията при процесите на вземане на решения, планиране и контрол. ФМ трябва да разбира и да може да използва тази информация, както и  различните термини и коефициенти, свързани с нея за да може да взема активно участие в процеса на измерване на изпълнението (performance measurement) и управление на изпълнението (performance management) както на микро ниво (дирекция, отдел), така и за компанията като цяло.

1. Счетоводни отчети

   Към комплекта от счетоводни отчети на всяка компания се включват Отчет за финансовото състояние, Отчет за дохода, Отчет за паричните потоци и Отчет за промените в собствения капитал. Основните елементи в първите два отчета са:

   Корпоративни Активи – представляват това, което компанията притежава. Те биват краткосрочни активи - стоки на склад, вземания от клиенти, парични средства и други – които са високо ценени от всички. Дългосрочните активи – земи, сгради, оборудване и други – също са ценени по принцип, но често повдигат въпроса (главно от финансовия мениджър) „Защо трябва да притежаваме такива?”. И тъй като ФМ са хората, които в най-голяма степен се индентифицират с този тип активи, на тях им отнема най-много време да отговарят на тези въпроси.

   Корпоративни Пасиви - представляват това, което компанията дължи. На първо място тук се включва собствения (акционерния) капитал на компанията – стойността на акциите на компанията, неразпределената от минали години печалба плюс други резерви. Освен задълженията към акционерите под формата на собствен капитал, компаниите имат и други пасиви, които са текущи (краткосрочни) – основно плащания към доставчици, краткосрочни заеми или други – като те се управляват основно от финансовия мениджър, както и нетекущи (дългосрочни) – дългосрочни (ипотечни) заеми и дългосрочни лизингови взаимоотношения – при които най-често е въвлечен ФМ.

   Корпоративни Разходи – това, което компанията плаща. Разходите биват преки (директни) и непреки. Директните разходи (пряко свързани с производството на дадени стоки или услуги) са разходи за материали, труд и други. Никой не обича да плаща тези разходи, но, за съжаление, те са неизбежни. От друга страна, непреките разходи във всяка съвременна компания (всички административни разходи, непряко свързани с производството на стоката или услугата) са най-големия проблем за финансовия мениджър. И тъй като, една голяма част от тези непреки разходи се падат на ФМ в дадената компания, то наистина е задължително ФМ да знае много добре естеството на разходите си за да може да отнесе колкото е възможно по-голяма част от тях към директното производство на стоките или услугите, отколкото той да бъде разглеждан вътре в компанията като носител на голяма част от индиректните разходи. Като част от индиректните разходи се разглеждат и финансовите разходи на компанията, като отговорност за тяхното управление има финансовия директор.

   Корпоративни Приходи – това, което компанията получава. Основните приходи за компанията са приходите от продажба на стоките или услугите. Освен тях, но в значително по-малък обем – финансови и други приходи. Щеше да бъде много добре, ако ФМ са основните играчи в процеса на получаването на приходи. За съжаление, това не е така - те са основно разходен център, а в редките случаите, когато носят приходи, е на база случайност, а не последователност. 

   Като обобщение Отчета за финансовото състояние представлява съвкупността от вземанията (активите) и задълженията (пасивите + капитала) на компанията, като във всеки един момент сумата на активите трябва да е равна на сумата на пасивите плюс сумата на собствения капитал – т.нар. основно счетоводно уравнение Актива = Пасива + Капитала. От друга страна Отчета за дохода можем да го изразим по следната последователност:

                        Приходи от продажби

                        -

                        Разходи за продажбите (директни разходи)

                        =         

                        Брутна печалба

                        -          

Административни и Финансови разходи (индиректни)

                        =         

                        Нетна печалба (печалба преди данъци)

                        -

                        Данъци

                        =         

                        Печалба след данъци

           

2. Остойностяване на активите

   В Отчета за финансовото състояние дълготрайните активи, обичайно се остойностяват по стойността на разхода, направен за тях, минус амортизацията. Това е т. нар. принцип на остойностяване (осчетоводяване) на база историческа цена. В зависимост от това как актива е придобит той може да бъде остойностен по цена на придобиване (когато е закупен) или по себестойност, включваща преките и част от непреките разходи (когато е произведен в компанията за вътрешно ползване). Но докато този принцип е напълно обоснован и приложим от счетоводна гледна точка, тъй като с абсолютна сигурност може да се докаже с документи каква е била реалната цена, платена за този актив, при оценка с цел текущата стойност на даден актив се прилага принципа за текущата пазарна цена. При този подход може да се определи текущата стойност на даден актив с цел неговата продажба или замяната му с нов. Принципа на текущата пазарна стойност се използва и при счетоводна преоценка на даден актив, като разликата между неговата текуща пазарна цена и текущата му счетоводна стойност се отнася като разход (ако текущата пазарна цена е по-ниска от текущата счетоводна стойнст) или приход (в обратния случай) в Отчета за дохода. Освен тези два подхода за оценка на актив има и трети, а именно оценка на база очаквани приходи – каква норма на възвръщаемост ще донесе този актив, ако компанията инвестира в него.

   Какъв подход ФМ трябва да използва когато остойностява даден актив зависи от всеки конкретен случай. Обичайно обаче, ФМ не е този, който определя кой метод да се използва за изчисляване на стойността на активите. Това се прави в компанията генерално, след което задачата на ФМ е да събере и използва нужната информация за правилното остойностяване на конкретния актив. 

3. Амортизация

   Амортизацията на дълготрайните активи (без земята, която не се амортизира) има тясна връзка с тяхното остойностяване и счетоводно отчитане. Всеки актив, който (1) се очаква да бъде използван повече от една година в присъщата дейност на компанията или за административни цели и (2) има краен полезен икономически живот трябва да бъде амортизиран.  Амортизацията представлява процес на систематично пренасяне на стойността на дълготрайните материални и нематериални активи в себестойността на готовия продукт, т.е. намаляване цената на определен актив поради износване или изхабяване. Амортизират се дълготрайните активи, вкл. нематериалните такива. Амортизационният разход за счетоводния период се приспада от нетната печалба (или увеличава нетната загуба) за този период. В отчета за финансовото състояние амортизационния разход също намира място под формата на нова статия, наречена „Акумулирани амортизационни разходи”. Наред с историческата цена на актива, която може да се види в отчета, тази нова статия показва колко от полезния икономически живот на актива, от гледна точка на разхода, е използван до момента. Счетоводната стойност на даден актив представлява разликата между историческата му цена и натрупаната към дадения момент амортизация.

   Освен въздействие върху счетоводните отчети (т. нар. счетоводно влияние) амортизационните разходи оказват влияние и върху данъчните задължения на фирмите. В зависимост от специфичното данъчно законодателство и различните методи за начисляване на амортизацията (линеен или ускорени) амортизационните отчисления могат да имат различно влияние върху финансовия резултат на компанията за счетоводния период, което пряко ще се отрази върху размера на данъчното задължение на тази компания. Методите за изчисляване на амортизационните разходи са:

o    Линейния метод - амортизацията се разпределя пропорционално през периода на предполагаемия срок на използване на актива.

• При нелинейните методи размерът на амортизацията е различен в рамките на периода. Те обикновенно са намаляващи нелинейни методи на амортизация (ускорена амортизация), при които във всеки следващ период в рамките на предполагаемия срок на годност на амортизируемите активи размерът на амортизацията е по-малък от предходния период. Такива методи са:
• метод на намаляващия се остатък
• метод на намаляващата се сума на числата

   Методите на амортизация и въобще цялостната амортизационна политика на компанията може и има съществено влияние върху дейността на фасилити мениджърите. Тъй като портфейла, който те управляват, в голямата си част се състои именно от дълготрайни активи, амортизационните разходи по тези активи представляват една голяма част от разходния бюджет на дирекцията, която те управляват. Това рефлектира върху съществено увеличаване на разходната част от бюджета на фасилити мениджър, който има голяма активна капиталова програма. Освен в случаите, когато тези разходи са бюджетирани, тези разходи могат чувствително да намалят достъпа му до оперативни средства за осъществяване на допълнителни дейности или проекти.

4. Капитализация срещу разходи

   Капиталовите разходи или капитализация на фиксираните активи представлява процеса на завеждане на дадения актив в Отчета за финансовото състояние и се осъществява в момента, когато дадения актив започва да генерира приходи, след което той може да бъде капитализиран и съответно амортизиран. Капиталовите разходи се отнасят до активи, които имат полезен живот повече от 1 година  и се отчитат в счетоводните отчети по цена на придобиване. Кои активи да се капитализират зависи от данъчните закони и вътрешната фирмена политика. Т. нар. данъчен инжинеринг се занимава с въпросите относно оптималните срокове за амортизиране на даден актив и възможността за прилагане на ускорена амортизационна политика. От друга страна всички компании правят годишна преоценка на позицията си относно какъв ресурс, собствен или заемен, искат и могат да използват във връзка с капиталовите си разходи. Поради обичайния недостиг на ресурс за капиталови цели, за всеки един проект съществува вътрешна конкуренция между различните звена и мениджърите им, като този мениджър, който защити финансово най-добре своя проект може да разчита на усвояване на необходимите ресурси.

   Всеки фасилити мениджър е запознат с оперативния си бюджет, разходите по който директно засягат Отчета за дохода. В допълнение повечето фасилити мениджъри или имат годишен бюджет на капиталовите разходи или управляват еднократни капиталови проекти. Във фасилити дирекцията капиталовите разходи обичайно включват разходите при конструиране, придобиване, замяна или модернизация на даден актив. Фасилити мениджърите трябва да разбират, че не всички капиталови проекти са равнопоставени от гледна точка на данъчното третиране. При някой проекти е желателно и възможно прилагането на ускорената амортизация, като те ще бъдат по-предпочитани от финансовия директор. По отношение на остойностяването, осчетоводяването, амортизацията и капитализацията на активите фасилити мениджърите трябва да разберат, че правилата се определят от финансовия директор, а Фасилити мениджъра само ги следва и изпълнява.

5. Видове лизинг и решения от типа „лизинг срещу покупка” 

   Компаниите (както и физ. лица) могат да придобиват активи както на лизинг, така и чрез директна покупка. Международните счетоводни стандарти дават следните определения за видовете лизинг:

                        Лизинг е двустранен договор, при който лизингодателя прехвърля към лизингополучателя, срещу определена наемна сума, правото за използване на актива за определен период от време.

                        Финансов лизинг е този, при който се прехвърлят всички рискове и ползи, свързани със собствеността на актива.

                        Оперативен  лизинг – този, различен от финансовия лизинг.

   Казано по друг начин при оперативния лизинг актива остава да се води в счетоводните отчети на лизингодателя, като лизингополучателя има правото да използва този актив срещу периодични наемни плащания, които се отразяват в Отчета за дохода като приход за лизингодателя и разход за лизингополучателя. При финансовия лизинг (1) активът се води в счетоводните отчети на лизингополучателя по по-ниската цена от справедливата стойност или сегашната стойност на бъдещите лизингови премии, (2) този актив може да бъде амортизиран от лизингополучателя, което ще намали облагаемата му печалба и (3) задължението на лизингополучателя към лизингодателя във връзка с периодичните плащания намират отражение в Отчета за финансовото състояние като краткосрочни и дългосрочни задължения. Следователно финансовият лизинг е почти идентичен на покупката на актива при условията на разсрочено плащане и със съответното оскъпяване.

   Решенията „лизинг срещу покупка” са нищо друго освен финансови решения. И при двата случая актива ще се използва от компанията, но как трябва това да стане? Дали компанията трябва да плаща наемна такса за използването му или трябва да го закупи? И двете ситуации имат своите предимства:

   Предимства при покупката на актив – компанията може да се възполва от данъчния ефект на амортизационните отчисления, от евентуално повишаване в стойността на актива (в случай, че реши да го продаде), както и че съответния актив има някаква остатъчна стойност в края на полезния му икономически живот.

   Предимства при лизинг на актив (основно при оперативен) – лизинговите плащания намаляват облагаемата печалба, няма първоначална инвестиция (разход на средства), текущата поддръжка на актива се поема от лизингодателя за периода на договора, няма риск при унищожаване или друга повреда на актива.

   За да може да се вземе правилното решение, лизинг или покупка, трябва да се сравнят нетните настоящи стойностти на паричните потоци при двата варианта. Тази опция, която предлага по-ниска нетна настояща стойност, е предпочитаното решение от финансова гледна точка

Връзката между фасилити мениджмънта и финансовия мениджмънт - мястото и ролята на фасилити мениджъра в корпоративната бизнес структура. Основни финансови концепции.

Продължение

Фасилити мениджърите трябва да разбират и да умеят да прилагат основните финансови концепции, свързани с корпоративния финансов мениджмънт. Накратко ще се спрем на няколко такива, които са важни за фасилити мениджъра. Взети заедно, те представляват базата, необходима за разбирането и прилагането на финансовия мениджмънт в дейността на фасилити мениджъра.

• Директни и индиректни разходи, ФМ като разходен център (Direct and Indirect expenses (Overheads), Cost center)

Като същност, повече внимание на двата вида разходи ще обърнем в следващата тема. Накратко, директните разходи са тези разходи, които пряко влияят и се включват в цената на стоките и услугите, произвеждани от дадена компания. Индиректните разходи са допълнителни разходи, съпътстващи производството на стоки или услуги. Съвсем естествено, мениджмънта на всяка компания, въпреки, че разбира необходимостта от тези индиректни разходи, ги мрази и прави постоянни опити за тяхното редуциране. Бюджета на ФМ заема една голяма част от цялостния бюджет за тези индиректни разходи в компанията. Именно поради тази причина, както и поради факта, че ФМ основно се приема като разходен център съществува естествена съпротива срещу предоставянето на ФМ дирекциите както на прекалено голям годишен разходен бъджет, така и срещу всякакво капиталово финансиране за тяхната дейност. Това още повече засилва необходимостта от това фасилити мениджърите да умеят да се изразяват и защитават своите проекти във финансови термини.

Какви са основните характеристики на ФМ вътре в корпоративната структура? Първо, ФМ дирекцията не създава приход, нито реализира печалба от дейността си. Въпреки това те са жизненоважни за дейността на всяка компания, тъй като без тях компанията не може да бъде жизненоспособна в дългосрочен план. Второ, фасилити мениджърите управляват голяма част от дългосрочните активи на компанията, докато висшият мениджмънт предпочита краткосрочните активи, като парични средства по сметка и др. Трето, фасилити мениджъра има пряко участие в определен процент от фирмените задължения (напр. ипотечни заеми или финансови и правни задължения по лизинг), които висшият мениджмънт винаги приема като лошо. И четвърто, както стана ясно, ФМ се финансират като индиректни разходи, които финансовият директор разглежда като „раково” образувание в цялата финансова структура. Това са причините, поради които фасилити мениджъра често попада в „лошата” категория и за висшия мениджмънт и финансовия директор е съвсем естествено да имат негативни настроения към ФМ дирекцията и нейната дейност. Именно поради това, фасилити мениджъра трябва да осъзнава този факт и да знае как да работи в такава среда и по какъв начин да защитава проктите си и позицията си като цяло.

• Финансови характеристики на компанията (Financial character of the company)

Фасилити мениджърите в компании от частния сектор трябва добре да разбират финансовите характеристики на компаниите, на които предоставят услугите си. При определяне на подхода към искане за финансиране за даден проект от особена важност е метода, по който компанията се финансира – аргументите на фасилити мениджъра могат да бъда различни в зависимост от това, дали компанията се финансира чрез акционерен капитал или чрез продажба на облигации. Тъй като фирмите имат различни финансови характеристики, както и поради факта, че висшия мениджмънт има бизнес бакграунд, за фасилити мениджъра е от важно значение да се научи да планира, измерва и комуникира във финансови термини. Един от начините за това е използването на финансови коефициенти.

• Финансови коефициенти (Financial ratios)

Финансовите коефициенти се използват от външната публика за оценка на състоянието на дадена компания (доход на акция, съотношение цена/печалба и т.н.), както и вътре в организацията за измерване на ефективността и производителността. За използването на финансови коефициенти ще говорим подробно в следващата тема, както и нуждата на фасилити мениджъра от тях, но най-общо фасилити мениджъра, който иска да бъде успешен бизнес мениджър, трябва да разбере как неговата дейност влияе – позитивно или негативно – върху важните за компанията му финансови коефициенти и да се фокусира върху това, как може да подпомогне подобряването на тези коефициенти за повишаване на акционерната стойност на компанията.

• Разпределение на активите (Asset Alllocation)

Финансовите ресурси на всяка компания са ограничени, поради което съществува непрекъсната борба за това, кой да ги усвои. Един от начините, по който се оценява висшия мениджмънт е колко добре управлява финансовите ресурси на компанията с цел увеличаване на благосъстоянието на акционерите. Основополагащият финансов принцип във всяка една частна компания е, че главната цел пред компанията трябва да бъде максимизиране стойността на акционерния капитал, т.е. увеличаване богатството на акционерите. Следователно финансовата стратегия на всяка компания следва да бъде насочена към инвестиране с цел увеличаването на богатството на акционерите. Всяка нова инвестиция може да бъде финансирана изцяло или частично с дългов капитал или акционерен капитал – нови акции или акумулирана и задържана печалба. Възвръщаемостта от инвестицията ще се използва за изплащане на лихвите и главницата по дълга, като остатъка ще е печалба за акционерите. Увеличаването на богатството на акционерите зависи от възвръщаемостта, която компанията прави от инвестициите си. От друга страна, средствата, необходими за финансирането на тези инвестиции имат определена цена. Цената на сумарния капитал на всяка компания, наречен среднопретеглена цена на капитала трябва да бъде по-малка от възвръщаемостта на инвестициите. Процеса на вземане на решение кой проект да бъде приет и към кого да се насочат финансовите ресурси на компанията се нарича разпределение на активите. Всеки мениджър, включително и ФМ е в съревнование за тези реесурси, като всеки се стреми да убеди висшия мениджмънт, че възвръщаемостта на капитала от неговия проект ще бъде по-голяма от среднопретеглената цена на този капитал, както и от останалате проекти.

·         Капиталово бюджетиране (Capital Budgeting)

Разпределението на активите е част от цялостния процес на Капиталово Бюджетиране - планиране на капиталови (дългосрочни) инвестиции, тяхната оценка и избора на най-печеливш проект/и от различни алтернативни проекти с цел максимизиране на богатството на акционерите. Фирмите по принцип правят различни дългосрочни инвестиции, но най-разпространените такива са инвестиции в дълготрайни активи като земя, заводи и оборудване или придобиване на други компании. Въпреки, че процеса на планиране на капиталовите инвестиции се различава при различните фирми, капиталовото бюджетиране се състои от следните стъпки:

ü  генериране на идеи за увеличаване на рентабилността на компанията чрез нови продукти, производствени методи, замяна на амортизирани дълготрайни активи или придобиване на други компании

ü  Прогнозиране на изходящите и входящите парични потоци за всеки отделен разглеждан проект

ü  Оценка на риска на всеки проект и степента на сигурност на прогнозните изходящи и входящи парични потоци

ü  Избор на тези проекти, които се очаква да увеличат цената на компанията като цяло. При този избор се използват прогнозните парични потоци и оценката на риска

ü  Мониторинг и одитиране на избраните проекти за разминаване между прогнозираните и реалните разултати, свързани с проекта

Повече внимание за капиталовото бюджетиране и въздействието му върху дейността на фасилити мениджъра ще обърнем в някоя от следващите теми.

• Управление на паричните потоци (Cash flow management)

Активното управление на паричните потоци е процес, широко застъпен в съвременните компании. Управлението на паричните потоци може и засяга ФМ в случаите, когато, независимо от това дали даден проект е одобрен или не, финансовият директор го отлага или преустановява поради недостиг в паричните потоци на компанията. От друга страна, паричните потоци в двете си форми (изходящи и входящи) участват активно във финансовите анализи, използвани в процеса на капиталово бюджетиране и оценка на инвестиционен проект. Това също оказва силно влияние върху дейността на фасилити мениджъра и, следователно, фасилити мениджърите трябва да имат познания върху този процес с цел професионално поведение при защитаването на предлаганите от тях проекти.

• Управление на дълговите експозиции (Debt management)

Също толкова важно както управлението на паричните потоци е и управлението на дълговата експозиция на дадена компания. Нивото на дългов капитал в цялостната капиталова структура на компанията определя нивото на нейния ливъридж, а отттук и нивото на асоциирания риск с тази компания. Това, от своя страна, оказва пряко влияние върху среднопретеглената цена на капитала, което се отразява върху изискваната от компанията норма на възвръщаемост, а следователно и върху проектите, които ще отговорят на тази норма на възвръщаемост. Това означава, че за фасилити мениджъра от важно значение е какъв е размера на необходимия дългов капитал, асоцииран с предлагания от него проект, както и с какво и до колко би допринесъл този проект в цялостната дейност на компанията от гледна точка на нивото на възвръщаемост.

• Стойност на парите във времето (Time value of money)

Концепцията за стойността на парите във времето е изключително важна и основополагаща във финансовата дейност, като представлява базата, използвана при почти всички инструменти за финансово управление и за вземане на решения. Най-просто казано стойността на парите във времето е колкото по-рано парите се получат, толкова по-висока стойност те ще имат за получателя им и обратно, колкото по-късно е направено плащането, толкова по-малко това ще струва на плащащия. Използвайки формулите за настояща и бъдеща стойност може точно да се определи колко струват сега парите, получени след определен период от време, както и колко ще струват сегашни 100 лв. след определен период от време. Когато се оценяват проекти, с които са свързани капиталови разходи, трябва да се вземе решение дали инвестицията ще донесе необходимата възвръщаемост, отчитайки принципа за стойността на инвестирания капитал във времето. Анализа на Дисконтираните парични потоци е пример за техника за оценка, която взема под внимание концепцията за стойността на парите във времето.

• Анализи, използвани в процеса на вземане на решения (decision making tools)

Процеса на вземане на решения при избор на инвестиционен проект е част от цялостния процес на капиталово бюджетиране и разпределение на активите. Поради факта, че винаги трябва да се прави избор между няколко съревноваващи се проекта за финансиране, разработени са и се използват разнообразни методи и инструменти за оценка на тези проекти. В резултат от използването на тези методи сее взема решение дали проекта да се приеме или не, както и да се приоритизират няколкото различни одобрени проекта. Най-често компаниите използват един или комбинация от следните методи за оценка на инвестиционен проект -  Счетоводна норма на възвръщаемост (ARR),  Период на обратно изкупуване (Payback period), Дисконтиран период на обратно изкупуване (Discounted Payback period), Метод на вътрешната норма на възвръщаемост (IRR) и  Метода на нетната настояща стойност (NPV). Последните три са базирани на концепцията за стойността на парите във времето.

Използвайки тези методи, проекти, които прогнозно не успяват да покрият вътрешно приетите критерии на дадената компания няма да се приемат, следователно не се финансират. В допълнние, първо се стартират тези проекти, които ще донесат най-висока норма на възвръщаемост за компанията. ФМ трябва да може да направи необходимите анализи, базирани на някои от тези методи, за своите проекти, които ще защитава пред финансовия или изпълнителните директори. Използването на тези методи е най-добрата практика, особено ако се комбинира с анализ на разходите за периода на живот на  даден проект.

В заключение, фасилити мениджъра трябва да мисли като финансов директор и да бъде готов да гледа на активите, които управлява, като на такива, които да могат да донесат изискваната норма на възвръщаемост. При защитата на всеки един проект от фасилити мениджъра ще се изисква да даде необходимата финансова информация, на база на която мениджмънта на компанията да вземе решение дали, например, ще се закупи земя, ще се влезе в дългосрочно или краткосрочно лизингово споразумение. От друга страна, в ежедневната дейност фасилити мениджъра трябва да решава многобройни въпроси дали даден актив, необходим за дирекцията, трябва да се ремонтира или да се замени с нов, в зависимост от изпълнението на бюджета и съществуващата финансова ситуация. И в двата случая, фасилити мениджъра трябва да разполага с необходимата информация за да определи най-добрия бизнес сценарий, като крайното решение ще се вземе от висшия мениджмънт, базирайки се на съотношението риск/възвръщаемост.  И последно, не трябва да се пренебергва тайминга на предлагане на даден проект. Финансовият директор постоянно управлява финансовите индикатори на компанията като паричен поток, задлъжнялост и възвръщаемост. Фасилити мениджъра може да има най-добрия от гледна точка на възвръщаемост проект, но ако свободните парични средства са в недостиг или задлъжнялостта е на високо ниво и няма желание за увеличаването и, проекта може да се окаже мъртъв още в зародиша си или, в най-добрия случай, да се отложи за по-добри времена. Това означава, че за фасилити мениджъра е важно да е наясно (1) какво е приоритетно за компанията в дадения момент и (2) каква е текущата финансова ситуация в компанията. „За всеки проект има сезон,.... но може да не е този”.